Поделиться
*Михаил Плешанов — основатель и руководитель IT-компании IN.TOP
Ресурсы автопарка не используют
Автомобили на предприятиях часто используют как придется. Две-три поездки в день на одну машину и половина времени в режиме простоя – статистическая норма. Плюс поездки вхолостую и нецелевое использование. Между тем, затраты на содержание железных коней составляют внушительную сумму, которая при более разумном подходе могла бы давать куда большую отдачу.Поэтому планирование загрузки автотранспорта – первая задача любого автопарка. Какие машины в наличии, когда они доступны и в какое время свободны водители – три вопроса, которые в первую очередь должен задать себе ответственный за автопарк. Стоит обратить внимание и на процедуру подачи заявок на поездки, а также время ожидания авто. Если на перечисленные вопросы нет четкого ответа, то компании гарантированы как простои транспорта, так и конфликты среди водителей. Ведь речь идет о заработке.
Проблемы планирования могут носить и стратегический характер – например, когда речь идет о расширении или сокращении автопарка. Если, скажем, московская компания рассматривает увеличение штата торговых представителей в регионах, то она должна знать наверняка, сколько точно машин потребуется. А значит, в учет следует взять и плановую амортизацию, и незапланированный выход из строя. Купить, отправить и передать авто – всё требует времени, неточность в распоряжении которым чревата потерями.
Отчасти проблемы планирования решают автоматизированные системы управления, но все они обладают одним недостатком – работают изолированно от остальных бизнес-процессов. В то же время на рынке появились решения, интегрированные с внутренними и внешними сервисами, которые сегодня широко используют в работе как крупных, так и небольших компаний. С такого рода платформами осуществить привязку к производственному календарю не составит труда – как и оперативно внести изменения в график. Иная система может и подсказать, что расширить автопарк на две или три машины будет не лишним. Причем подсказать аргументировано, сославшись на расчет упущенной прибыли.
Топливные расходы и логистика
Топливные расходы и транспортная логистика – ещё две беды корпоративных автопарков. Как известно, бензин можно не только заправлять, а оптимальным маршрутам – не всегда обязательно следовать. Во-первых, водитель едет – служба идет, а во-вторых, иногда можно свернуть и налево – по своим делам.Сделать процесс заправки более прозрачным, а расход топлива более контролируемым помогают те же автоматизированные системы. Всё благодаря расчету бензина по нормам и сверх нормы, а также интеграции с топливными картами и системами учета 1C или SAP. Так, данные о совершенной заправке автоматически переносятся сначала в отчеты водителей, а затем передаются в бухгалтерию. То есть на входе автоматизированная система интегрирована с сетью автозаправок, а на выходе – с 1C или SAP. В результате вместо вручную заполненной таблицы Excel бухгалтерия получает автоматом сформированные данные прямо с бензоколонки.
Что касается логистики, то платформы управления автопарком не только подразумевают построение оптимальных маршрутов, но и могут подсказать дорогу водителю. На то есть интеграция с сервисами геолокации, которые компания покупает у соответствующего провайдера. Поможет в логистике и сервис, сужающий район навигации. Если водитель работает только на северо-западе Москвы и иногда в Зеленограде, то платформа предложит только соответствующие адреса. Подбор пунктов отправки и прибытия тогда осуществляется куда быстрее.
Благодаря такому решению водители получают помощника в навигации, а компания обзаводится системой мониторинга. В конце концов проблему следует решать на взаимовыгодных началах.
Обязанности прямые и побочные
Такой подход приносит плоды не только в логистике, ведь наряду с прямыми обязанностями у водителей хватает и бумажной, и «электронной» работы. Если речь идет о той же сети торговых представителей, то ему приходится не только отчитываться в CRM-системе, но и заполнять путевые листы. А потом еще и отправлять заполненные документы почтой. То же касается ремонта и планового осмотра. Прошел, отчитался, отправил. Достается и бухгалтерии – нужно вести архив и ничего не упустить из виду.Облегчить труд водителей и бухгалтеров могут опять-таки платформы управления автопарком, способные к интеграции как со сторонними системами, так и с внутренними сервисами компании. Они позволяют не только перейти на электронные путевые листы, но и автоматизировать их заполнение. Например, торговый представитель отчитывается о визитах в CRM, а его отчет автоматически передается в путевые листы. Вдобавок он согласуется и подписывается в электронном виде.
Необходимость в отправке документов из одного города в другой отпадает – как и затраты на почтовую доставку. А бухгалтерия получает электронный архив, снимающий проблемы ручного учета и контроля.
В части технического обслуживания цифровая помощь водителю устроена несколько иначе. Так, платформа управления знает, когда следует пройти обслуживание, в каких автосервисах оно возможно и что именно нужно сделать. Если же водитель отступить от графика, то система сделает ему напоминание.
Движение вслепую
Эксперты отмечают, что аналитика по числу выполненных заявок и перемещению служебного авто не ведется в 90% случаев. А, например, на корпоративные поездки сотрудников компании тратят на 30% больше денег, чем могли бы. Решение проблемы – тоже автоматизация, включающая BI-аналитику. Сначала выбираются метрики и показатели, а затем способ интеграции – внутриплатформенный или с передачей данных через API-шлюзы в BI-систему клиента.Большая компания или не очень, она всегда обладает уже сложившимся IT-ландшафтом. Поэтому платформа должна не только автоматизировать управление автопарком, но и органично встраиваться в сервисы компании. Немаловажное качество – способность к расширению. Если, к примеру, компания внедряет новую систему управления заказами, то она также должна быть интегрирована в платформу.
Обеспечивая полный цикл управления – от планирования покупки новых автомобилей до пересылки документов, платформа делает работу сотрудников не только эффективнее, но и комфортнее. Причем не важно – большая это компания или нет. Процессы везде схожи, и автоматизируются они по одним и тем же принципам.
