91 99 13

CSP как новый этап эволюции электронного документооборота

994
7 минут

О недостатках классических коробочных программных пакетов, о том, что такое быстрые локальные решения и какие проблемы современного бизнеса могут закрыть CSP, рассказал Раис Ахкямов, директор продукта ELMA365 ECM.

CSP как новый этап эволюции электронного документооборота

Поделиться
*Раис Ахкямов - директор продукта ELMA365 ECM

Классический подход к внедрению быстрых локальных решений

Локальные решения - это ПО, решающее узкую задачу бизнеса. Их главный плюс - быстрое внедрение и старт работы.  

Сегодня существует два основных подхода к внедрению таких решений: 

  • готовые коробочные решения для установки в инфраструктуре клиента (коробочные решения),

  • облачные решения (SaaS).

Готовые коробочные решения

В случае с коробочными решениями речь идет о готовых конфигурациях для организации отдельного вида деятельности (делопроизводство, управление проектами, кейс-менеджмент, кадровые процессы, корпоративный портал), написанных либо на ECM платформах, либо на собственной платформе разработчика решения. 

«Коробки» содержат готовый набор настроек вокруг уже существующих объектов, что позволяет эксплуатировать систему, подстраивая бизнес-процессы под возможности программного продукта. Большая часть решений этого класса в России реализована на таких платформах, как 1С: Предприятие и MS SharePoint.

Преимущества данного подхода очевидны: подобные решения легко и недорого внедрить.

Готовые облачные решения

Большая часть существующих на рынке готовых облачных решений поставляется западными вендорами и постепенно становится недоступна российскому бизнесу. Но в последнее время набирают популярность  отечественные аналоги.

В облачных решениях минимум настроек, зато очень быстрый старт: зарегистрировался и пользуешься. Например, Яндекс.Диск, где пользователи обмениваются файлами и даже могут работать с ними совместно. Чуть сложнее оказывается настройка систем управления задачами и проектами. Но по большому счету она сводится к настройке поведения и заполнению справочников, а этого в целом достаточно для старта работ.

Пик славы таких решений был в 2020 году и связан с потребностью быстро массово перейти на удаленку. В изменившихся условиях преимущества коробочных и облачных решений перевесили недостатки, так как позволили быстро приспособиться к изменившимся условиям.

Какими недостатками обладают классические решения 

Главным недостатком коробочных и облачных решений является именно их локальность. Да, они позволяют быстро запустить работу отдельной системы в компании, часто автоматизировать деятельность одного отдела или одну бизнес-функцию. Однако трудности возникают, когда нужно выстроить сквозную работу нескольких отделов. Например, чтобы получить заказ от поставщика или закупить продукцию на производстве, мы все равно вынуждены проводить документы через несколько учетных систем, и этот процесс требует множественных согласований. А если нужного человека нет на месте, то все встает, и нет единой точки, из которой мы можем понять статус прохождения документов.

Тем временем, рабочие процессы в любой компании меняются, и тогда пользователь коробочного или облачного решения оказывается перед выбором: подстраиваться под существующее решение, которое не учитывает нюансы, которые могут быть специфичными для конкретной организации или переходить на другую «коробку». Первый выбор ведет к снижению эффективности на долгой дистанции, а второй является локальным стрессом, требует адаптации всех процессов и переобучения сотрудников. 

Какие существуют альтернативы

Итак, мы ищем программный продукт, применимый для автоматизации различных бизнес-потребностей. Причем нужны готовые решения на базе этого продукта, которые можно запустить сразу, только настроив и заполнив справочники. В зависимости от потребностей бизнеса, продукт нужно запускать либо в облаке, либо локально. Нужна возможность настроить сквозное взаимодействие между готовыми решениями. И нужна возможность быстро изменять решения, если меняется бизнес-потребность.

В целом, данным требованиям отвечают платформы типа Low-code. Если у нас есть потребность в организации хранения документов и данных в системе, мы уже говорим о системах типа Low-code ECM. А если хочется автоматизировать не только работу с данными, но и в целом процессы компании, то нам нужна система типа Low-code BPM.

Как итог, нам бы подошла платформа, включающая возможности систем типа Low-code BPM+ECM. Именно такой платформой является CSP-платформа.

По определению от Gartner, Content Services Platform (CSP) — это набор микросервисов, воплощенных в виде интегрированного набора продуктов и приложений, использующих общие API и репозитории. CSP работает с разными типами контента, обслуживает множество клиентов и выполняет разные задачи в организации.

Такая платформа позволяет создавать коробочные решения и внедрять процессы максимально быстро. При этом базовый продукт на CSP-платформе может быть таким же простым, как коробочное решение с минимумом настроек. 

На эту тему
Реестр отечественного ПО - полезная история, но ростовских компаний там представлено мало
Поделиться
Быстрые локальные решения в области документооборота подразумевают, что всех, с кем происходят согласования, пользователи знают в лицо. Платформа позволяет перенастраивать эти процессы по мере возникновения потребности и автоматизировать то, что раньше делалось вручную. Теперь не нужно учить сотрудника пользоваться десятком систем: достаточно одной программы.

Если стоит задача адаптировать систему под клиента, то мы начинаем с готового шаблонного решения на базе CSP. Тратим на ее создание минимум денег и тут же возвращаем инвестиции, потому что она сразу готова к эксплуатации. В дальнейшем, если программу нужно доработать (автоматизировать процессы, хранить дополнительные аналитики, улучшить взаимодействие с сотрудниками за счет изменения интерфейса и способов уведомления), то мы ее дорабатываем. Постепенно быстрое локальное решение превращается в адаптированное под конкретную компанию, которое помогает трансформировать бизнес и трансформироваться вместе с ним.

Content Services Platform позволяет собирать внутри себя файловую информацию в папках подобно файловому хранилищу. Все данные прикрепляются либо к процессу, либо объекту в системе, обогащаясь таким образом метаданными.

Отличия CSP от ЕCM и аналогов

CSP является шагом эволюционного развития ECM-систем. Новый термин появился из-за того, что вокруг ECM систем уже сформировался определенный имидж: внедрение такой системы это долго и дорого, если мы не можем быть удовлетворены базовым решением. Многие из систем, которые мы привыкли называть ECM-системами, такие как MS Share Point, IBM FileNet или OpenText, Gartner с 2017 года уже относит к CSP-системам.

Почти любая ECM-система поставляется готовым решением, которое позволяет охватить определенный набор процессов. Ее проблема состоит в том, что она требует определенной степени формализации процесса. 

Чтобы документ в ECM-системе сформировался и пошел в работу, его нужно предварительно описать: сформировать карточку, настройки прав доступа. В противном случае файл лежит мертвым грузом и работать с ним нельзя. 

ECM-система не подразумевает универсальных процессов для произвольного документа и базовых задач. Для нее не характерна, например, реализация функций менеджмента: в ней возможно только поставить задачу на человека. А если нужно добавить подзадачи, чек-листы, отслеживание выполнения, то ECM такой гибкости не предоставляет. В ней ограничены возможности по взаимодействию между пользователями; внешний вид фиксированный: документ, список атрибутов, кнопки действий.

ECM-система будет следовать рынку в части управления документами, изменений и требований законодательства, но адаптация под потребности конкретного бизнеса требует отдельного привлечения разработчиков с долгими циклами доработки и внедрения изменений. 

CSP включает в себя как функционал классической ECM (работа с документами, описание карточек и их направление по маршруту), так и функционал BPM (кейс-менеджмент, возможность настройки более сложных правил). В них появляются интеллектуальные помощники, возможность извлекать из текста содержание, важные атрибуты. 

В чем смысл перехода от ECM к Content Services Platform?

Во-первых, за счет подключения опций Low-code развитие таких систем в организации происходит дешевле и быстрее. В итоге снижается стоимость поддержки и продлевается срок эксплуатации системы в организации.

Во-вторых, это возможность совместной работы над контентом, который может представлять собой не только текстовый документ, но и веб-страницу, видео или аудио.

В-третьих, в CSP существует возможность интеграции с подсистемой искусственного интеллекта. Она может быть реализована в виде интеллектуального поиска — чат-бота, способного искать документ на основании запроса пользователя на человеческом языке. Другая популярная возможность — извлечение и формализация информации из неформализованного контента. Помимо распознавания символов в текстовых документах и извлечения из них данных, это еще и транскрибация текста из аудио и видео.

Главное в CSP-платформах — то, что пользователь может развивать систему: от готового быстрого решения к эффективному и адаптированному под конкретные нужды бизнеса. 

Нужны интегрированные платформы

Потребность в локальных решениях для быстрого решения проблем постоянно растет, особенно с распространением удаленного формата работы. Они бывают двух видов: коробочные и облачные.

Главный недостаток локальных систем — отсутствие взаимодействия между системами и отделами. Если рабочие процессы меняются, компания оказывается перед выбором: подстраиваться под существующее решение или менять его на новое.

Для обеспечения взаимодействия нужны интегрированные платформы. CSP представляет собой пример именно такого решения, сочетая в себе функционал классических ECM и BPM-систем. В итоге, CSP-платформы помогают трансформировать бизнес и трансформироваться вместе с ним.



0
0
0
0
0
Подпишитесь на каналы «Эксперта Юг», в которых Вам удобнее нас находить и проще общаться: наше сообщество ВКонтакте, каналы в Telegram и на YouTube, наша группа в Одноклассниках .