Поделиться
Сегодня удаленка — не тренд, а необходимость. Перейти к такому формату легче всего компаниям, которые знакомы со спецификой дистанционной работы.
Студия Олега Чулакова — крупный игрок на рынке digital-услуг России. У компании накоплен большой опыт удаленной работы с ведущими банками, телекоммуникационными компаниями и е-commerce компаниями страны.
Менеджмент Студии начал принимать меры предосторожности ввиду распространения коронавируса заранее, еще в конце февраля. До широкого распространения вируса выпустили и довели до каждого сотрудника регламент с целью профилактики возможного распространения коронавируса в офисах Студии в Москве и Ростове-на-Дону для обеспечения бесперебойности бизнеса. В регламенте подробно описали, как защититься от вируса, что делать, если обнаружились симптомы, как правильно проветривать и убирать офис. Провели беседы с руководителями команд и призвали ограничить поездки за рубеж.
Когда начался процесс по переходу компании на полностью удалённый режим работы, принципы удаленной работы в компании уже во многом были налажены. Менеджмент Студии оперативно мобилизовал свои усилия, и компания смогла оперативно адаптировать все процессы для эффективной работы. Поэтому переход всех сотрудников на полностью дистанционный режим не оказался проблемой, из-за которой бы остановилось производство.
Мы объединили наши советы в небольшой гайд. Надеемся, что он поможет компаниям безболезненно перевести сотрудников на удаленный формат работы и даже увеличить их эффективность.
Регламентируйте переход на удалёнку
До того как уйти на удаленку всем офисом, составьте регламенты рабочего дня в удаленном формате для всех сотрудников отделов. В них отразите общие принципы удаленной работы. Подготовьте регламенты о рабочем распорядке и рабочем месте и убедитесь, что все с ними ознакомились.
Также необходимо помнить о юридической стороне вопроса. Поэтому в обязательном порядке подпишите со всеми сотрудниками дополнительное соглашение к Трудовому Договору. В соглашении необходимо закрепить все условия работы в удаленном режиме.
Позаботьтесь об инструментарии
Подумайте, какие инструменты вам удобнее было бы использовать в удаленной работе. Они не должны иметь привязку к месту, и в них должно быть удобно работать. Так, видеосовещания можно проводить в Google Hangouts, Skype или Zoom, назначать совещания в Google-календаре. Распределять, планировать задачи, фиксировать отработанное время и регламентировать бизнес-процессы — в Jira. Хранить документы — в Confluence. Обсуждать задачи между собой или с клиентом — в чатах, корпоративных мессенджерах, по электронной почте.Легче всего перейти на удаленку дизайнерам и разработчикам. Например, у нас, дизайнеры изначально работают в сервисе Figma — который позволяет совместно работать над дизайном проекта в реальном времени. Мы реже используем Sketch и программы Adobe, потому что с ними тяжелее синхронизировать процесс. Разработчики загружают все на удалённые сервера через автоматизированные инструменты CI/CD. Проекты развертываются и масштабируются по технологии контейнеризации на основе Docker. CI/CD процессы реализуются через сконфигурированный Jenkins для тестового окружения и GitLab CI для промышленной доставки. Поэтому для дизайнеров и разработчиков совершенно неважно, из какого места работать — сидя в офисе или дома.
Установите распорядок рабочего дня
Например, пусть сотрудники каждого отдела утром часов в 10-11 на онлайн-совещании рассказывают о выполненных и планируемых задачах, после фиксируют их и планируемое/затраченное время, а работу ведут в привычных для своей профессии инструментах в течение восьмичасового рабочего дня.Пример:
Зачастую в офисе присутствует чувство, что все коллеги рядом и не нужны четкие регламенты утренних встреч, ведь можно в любой момент подойти и обсудить текущие задачи. Поэтому когда мы вводили утренние «стендапы» по Hangouts мы преследовали несколько целей:
2. Запланировать активность на день для каждого члена команды и задать приоритет задачам.
3. Актуализировать текущие статусы и задачи.
4. Оптимизировать рабочие процессы в командах и убрать все то, что мешает.
5. Замотивировать каждого члена команды на достижение целей компании.
Организуйте рабочее место сотрудников
Позаботьтесь о рабочем месте каждого специалиста. Составьте акты приема-передачи техники, помогите перевезти ее на дом. У каждого сотрудника должен быть скоростной Интернет. Никаких шорт на видеовстречах и диванов во время работы. Все так же, как в офисе, но дома.
Желательно, чтобы у каждого руководителя было полное понимание того, в какой рабочей обстановке трудится каждый сотрудник.
Контролируйте работу сотрудников
Программы для управления проектами, такие как Jira, Asana, ActiveCollab, Битрикс24 помогают в отслеживании затраченного времени и результатов работы сотрудников. И кроме того, в них удобно планировать работу сотрудников на несколько дней-недель вперед. Чтобы коммуникация по проектам была непрерывной, установите правило — ответ в рабочем чате должен быть не позднее чем через 15 минут.На примере нашей компании, могу сказать, что удаленная работа расставляет все бизнес-процессы компании по полочкам. Процессы выполнения задач и принятия решений становятся более четкими и регламентированными. Более того, по словам людей из разных команд, они даже больше сплотились как команда, потому что все чаще общаются и показывают статусы своих задач, для того, чтобы не потерять связь с проектом.
